E-faturaya yeni geçtiyseniz ilk birkaç fatura gözünüzü korkutabilir. Ama süreç, klasik fatura kesmekten daha kolay, çünkü sistem sizi hata yapmaktan koruyor. Bu rehberde Hesapdar paneli üzerinden 5 dakikalık bir ilk fatura kesim akışı göstereceğiz.
Başlamadan önce
Kesime başlamadan şunların hazır olması gerekir:
- Mali mühür veya e-imza sertifikanız aktif olmalı.
- GİB e-fatura mükellefi olarak tanımlanmış olmalısınız.
- Müşterinizin vergi numarası (VKN) veya TC kimlik numarası bilinmeli.
- Sattığınız ürün veya hizmetin KDV oranı (%1, %10, %20 ya da istisna) belli olmalı.
Müşterinin kendisi e-fatura mükellefi mi, yoksa son kullanıcı (e-arşiv) mı? Hesapdar panel otomatik tespit eder. VKN girildiğinde sistem GİB veri tabanından sorgu yapar ve doğru fatura türünü seçer.
Adım 1: Yeni fatura oluştur
Panelinizin sol menüsünden Faturalar → Yeni Fatura diyerek açılan ekrana gidin. Üst bölümde fatura türü:
- Satış Faturası, en yaygın; mal veya hizmet sattığınızda.
- İade Faturası, müşterinin size iade ettiği ürün için.
- Tevkifatlı Fatura, KDV tevkifatı uygulanan sektörler (inşaat, nakliye, temizlik vb.).
- Stopajlı Fatura, gelir vergisi stopajı olan hizmetler (serbest meslek, kira vb.).
- İhracat Faturası, yurt dışına satış.
Adım 2: Müşteri seç
Müşteri alanına VKN veya TC no yazmaya başlayın:
- Daha önce fatura kestiğiniz müşteri ise otomatik dolar.
- Yeni müşteri ise sistem GİB'den anlık olarak unvan, adres ve vergi dairesini çeker, siz onaylayınca kayıt oluşur.
İpucu: Müşterinin e-posta adresini mutlaka ekleyin. Faturanın gönderildiği anda otomatik bildirim düşsün.
Adım 3: Ürün veya hizmet satırlarını ekle
"Satır ekle" butonuyla ilk satırı açın. Her satırda olması gerekenler:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Ürün/hizmet adı | Kısa ve net. "Web Tasarım Hizmeti - Nisan 2026" gibi. |
| Miktar | 1, 2, 10... Kesirli de olabilir (0.5 saat). |
| Birim | Adet, saat, metre, kg, litre. |
| Birim fiyat | KDV hariç fiyat. Panel KDV'yi otomatik hesaplar. |
| KDV oranı | %1, %10, %20, %0 veya istisna. |
| İskonto (opsiyonel) | Yüzde veya tutar bazında. |
Birden fazla satır ekleyebilirsiniz. Otel faturası gibi karışık fatura tiplerinde üç farklı KDV oranı aynı fatura içinde kullanılabilir (örn. konaklama %10, spa hizmeti %20, yemek %8).
Adım 4: Notlar ve özel alanlar
- İrsaliye numarası: Ürün sevk edilmişse irsaliye ile eşleştirin.
- Sipariş numarası: Varsa ekleyin; müşterinin kolay takip etmesi için.
- Açıklama: Fatura altına serbest metin (ödeme koşulu, iade kuralı vb.).
- Ödeme şekli: Peşin, havale, kredi kartı, vadeli, raporlama için önemli.
Adım 5: Önizle ve gönder
Alt taraftaki Önizle butonuyla faturanın son halini görün. Kontrol edin:
- Toplam KDV doğru mu?
- İskonto KDV'den önce uygulandı mı?
- Müşteri unvanı tam mı?
Sorun yoksa Gönder butonuna basın. Sistem birkaç saniye içinde:
- Faturayı UBL-TR formatına çevirir.
- Mali mührünüzle imzalar.
- GİB'e iletir.
- Müşteriye e-posta ile bilgi gönderir (e-posta girdiyseniz).
Başarılı gönderim sonrası faturanın durumu "Gönderildi" olur ve ETTN (Evrensel Tekil Takip Numarası) atanır.
Gönderim sonrası süreç
Ticari fatura (alıcı e-fatura mükellefi)
Alıcı 8 gün içinde:
- Kabul ederse fatura kesinleşir.
- Ret ederse siz iade faturası düzenleyerek süreci kapatırsınız.
- Yanıt vermezse 8. günün sonunda otomatik kabul edilmiş sayılır.
Temel fatura veya e-arşiv (son kullanıcı)
Otomatik kabul edilir; alıcının reddetme hakkı yoktur.
Fatura iptali, mümkün mü?
Gönderilen e-fatura iptal edilemez. Bu, GİB'in temel kuralıdır. Yanlış kesilmiş bir fatura için iki yol vardır:
- İade faturası düzenlemek: Orijinal fatura ile eşleştirilen, tutarı negatif olan bir fatura. Mali kayıtlarda birbirini sıfırlar.
- Düzeltme faturası kesmek: Doğru bilgiyle yeni bir fatura. Eski fatura iade ile kapatılır, yeni fatura tam tutarla düzenlenir.
Fatura gönderilmeden önceki aşamada (taslak) istediğiniz değişikliği yapabilirsiniz. Panelin "Taslak olarak kaydet" özelliği tam da bu içindir.
Sık yapılan hatalar
- Vergi dairesi manuel yazılması: Sistem otomatik çekiyor, elle girmenize gerek yok.
- KDV dahil fiyat girilmesi: Birim fiyat KDV hariç olmalı; panel KDV'yi hesaplar.
- İskonto yüzde mi tutar mı karıştırılması: Panelde iki ayrı alan var, doğru olanı seçin.
- Müşteri VKN'sinin yanlış girilmesi: 10 haneli VKN değil, TC gibi 11 haneli TC no olmadığından emin olun.
Sonraki adım
İlk faturanızı Hesapdar üzerinden 14 gün ücretsiz deneme sürecinde kesebilirsiniz. Ücretli bir pakete geçmeden önce 25 adet test faturası kesme imkanı var. E-Fatura sayfasından başlayabilirsiniz.
