E-faturaya yeni geçen işletmelerin en sık sorduğu soru: "Müşteriye e-fatura mı e-arşiv mi keseceğim?" Aslında karar kriteri çok basit: alıcının e-fatura mükellefi olup olmaması.
Tek cümlelik özet
- Alıcı e-fatura mükellefiyse → e-fatura kesilir.
- Alıcı e-fatura mükellefi değilse (son kullanıcı, küçük esnaf, hiç mükellef olmayan gerçek kişi) → e-arşiv kesilir.
Hesapdar panelinde VKN veya TC no girdiğinizde sistem GİB veri tabanından sorgu yapar ve doğru fatura türünü otomatik seçer. Yani siz bu kararı vermek zorunda değilsiniz.
Yasal farklar
| Kriter | E-fatura | E-arşiv |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura mükellefi (VKN'si olan işletmeler) | Son kullanıcı / gerçek kişi / mükellef olmayan |
| Onay süreci | Ticari fatura: alıcı kabul/ret edebilir | Otomatik kabul |
| İletim | GİB portalı üzerinden alıcıya anlık | PDF olarak e-posta, SMS, QR kod |
| Arşiv süresi | 10 yıl | 10 yıl |
| Format | UBL-TR 2.1 | UBL-TR 2.1 (e-arşiv varyant) |
| Mükellefiyet başvurusu | GİB'e ayrı başvuru gerekir | E-fatura mükellefi olmak yeterli |
Hangi durumlarda hangi fatura?
E-fatura kesilecek durumlar
- KOBİ'den KOBİ'ye satış (iki taraf da VKN'li işletme)
- Pazaryerine komisyon faturası (Trendyol, Hepsiburada vb.)
- Tedarikçinizden hammadde alımı
E-arşiv kesilecek durumlar
- Mağazanızdan alışveriş yapan son kullanıcı
- Online satışta tüketiciye gönderim
- Tek kişilik işletmeler arası (bazen; karşı taraf e-fatura mükellefi değilse)
- Kendi personelinize kesilecek hizmet faturası (kira, ücret vb. değil; spesifik hizmet satışı)
Uygulamada karışan noktalar
"Müşterim küçük esnaf, VKN'si var, e-fatura mükellefi midir?"
VKN olması e-fatura mükellefi olmayı garanti etmez. GİB'in belirlediği ciro eşiği veya sektör zorunluluğu olmalı. Hesapdar VKN sorgusunda "Mükellef" veya "Mükellef değil" bilgisini anlık döner; karar yine otomatik.
"Müşteri VKN vermedi, TC no ile kesebilir miyim?"
Evet. Son kullanıcıya TC no ile e-arşiv kesilir. TC no bile vermeyen müşteri için (örn. mağaza içi satış) "11111111111" dummy numarası GİB tarafından kabul edilir, bu durumda müşteri bilgisi olmadan kesilir. Ancak tutar 5.000₺ üzeri ise TC numarası zorunlu.
"E-arşiv faturasını alıcı reddedebilir mi?"
Hayır. E-arşiv fatura otomatik kabul edilir, alıcının ret hakkı yoktur. Yanlış kesilmiş bir e-arşiv için iade faturası düzenlenir.
"E-fatura mükellefi olmayan firma, benim e-faturama ne yapar?"
E-fatura kesmek için alıcının da e-fatura mükellefi olması gerekir. Alıcı e-fatura mükellefi değilse size e-arşiv kesmeniz gerektiğini sistem söyler. Alıcıya e-fatura kesmeye çalışırsanız GİB "alıcı mükellef değil" hata kodunu döner.
E-arşivde dikkat edilecekler
- Her satışta e-arşiv kesilmez. Küçük perakende satışlarda (taksi, kahveci) hâlâ Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC) fişi geçerlidir. Ama e-ticaret satışlarında ÖKC yerine e-arşiv zorunludur.
- 5.000₺ üzeri her satışta TC no alınmalı. İstisna yok. Mağazada nakit satış bile olsa 5.000₺ geçtiği anda alıcı TC no vermelidir.
- İade faturası yine e-arşiv. E-arşiv faturaya karşılık iade faturası yine e-arşiv formatında düzenlenir.
- İletim formu serbest. Müşteriye PDF olarak e-posta, SMS, WhatsApp ya da sadece QR kod ile iletebilirsiniz. Kağıt olarak da çıktı verilebilir (yasal değeri değişmez).
E-fatura mükellefi olup e-arşiv kesmeyen işletmeler
Bazı sektörlerde (özellikle B2B toptancılar) tüm müşteriler e-fatura mükellefi olduğundan fiilen hiç e-arşiv kesilmez. Ama GİB mükellefiyet durumunda her iki fatura türünü de düzenleyebilme yetkisi verir, ihtiyaç doğduğunda (perakende bir sipariş geldi diyelim) ek başvuruya gerek kalmaz.
Hesapdar'da akış
Fatura kesim ekranında sadece "Müşteri" alanına VKN veya TC no girmeniz yeterli. Sistem:
- GİB'e anlık sorgu atar.
- Mükellef durumunu tespit eder.
- Doğru fatura türünü (e-fatura veya e-arşiv) otomatik seçer.
- Şablon, alan, onay akışını buna göre günceller.
Böylece siz "hangisini keseceğim" düşüncesinden kurtulup sadece tutar ve ürün bilgisine odaklanırsınız.
Sonraki adım
E-arşiv faturalarınız için tek pakette e-fatura + e-arşiv kullanmak istiyorsanız Hesapdar E-Arşiv çözümünü inceleyebilirsiniz. Aynı panel, aynı akış, aynı maliyet, iki tür tek yerden yönetilir.
