Vergi Usul Kanunu md. 253 ve ilgili tebliğlere göre her e-fatura 10 yıl boyunca saklanmak zorunda. Bu hem satıcıyı hem alıcıyı bağlar. Peki somut olarak bu ne demek? Arşiv fiziksel olarak nerede tutulur? Platform değiştirirseniz veriler ne olur? Şirket kapanırsa sorumluluk kimde?
10 yıl nereden başlar, nerede biter?
Süre, faturanın düzenlendiği yılı takip eden takvim yılı başından itibaren başlar. Yani 15 Mart 2026'da kesilen bir fatura için:
- Süre 1 Ocak 2027'de başlar.
- 31 Aralık 2036'da biter.
Bu süre içerisinde faturaya erişim talep edildiğinde (GİB denetimi, müşteri sorgusu, kendi iç denetiminiz) aynı gün ulaşılabilir olması gerekir.
E-faturanın üç kopyası vardır
Yaygın bir yanılgı: "Fatura bir yerde duruyor, o kaybolursa biterim." Gerçekte her e-fatura üç farklı yerde saklanır:
- Satıcının e-fatura platformunda (örn. Hesapdar)
- Alıcının e-fatura platformunda (örn. karşı tarafın entegratörü)
- GİB sunucularında (zorunlu)
Yani tek bir platform kaybolsa, veriniz kayıp değil, GİB'de hâlâ kopyası var. Ama erişim ve sorgu kolaylığı için platform arşivi çok daha hızlı.
Platform değişikliği ve veri taşınması
E-fatura entegratörünüzü değiştirmek istediğinizde (örn. Logo'dan Hesapdar'a, QNB'den İzibiz'e) geçmiş faturalarınız ne olur?
- Eski platform yasal olarak 10 yıl saklamakla yükümlüdür. Aboneliğinizi iptal etseniz bile arşiv erişimini kapatamaz.
- Yeni platform isterseniz mevcut arşivi içeri aktarabilir. Hesapdar'da bu süreç için migration paketi var, UBL-TR dosyalarını klasör olarak yüklersiniz, sistem ayrıştırıp arşive dahil eder.
- GİB'de zaten tam kopyası mevcut. Her fatura için ETTN (Evrensel Tekil Takip Numarası) ile istenen belgeye ulaşılır.
Hesapdar'a geçerken geçmiş 10 yılı taşımak hediye, ek ücret yok. Sadece UBL-TR veya XML formatında dosyaları sisteme yüklersiniz.
Şirket kapanırsa arşiv ne olur?
VUK'a göre şirket kapansa bile 10 yıl arşiv sorumluluğu devam eder. Bu sorumluluk:
- Şahıs işletmelerinde işletme sahibine geçer.
- Sermaye şirketlerinde (LTD, A.Ş.) tasfiye memuruna devredilir, tasfiye sonrası son yetkili olan kişiye.
- Limited şirket ortaklarına münferiden yansır (ortaklık payı oranında).
Hesapdar'da şirket kapatma planı varsa, 10 yıllık arşivinizi USB diske veya harici buluta toplu indirebilirsiniz. Panel "Arşiv İndir (ZIP)" seçeneği ile 10 yıl içindeki tüm faturaları UBL-TR + PDF formatında tek arşiv olarak verir.
Ne zaman hangi formatla saklanır?
Her e-fatura farklı formatlarla paralel olarak tutulur:
- UBL-TR 2.1 (XML): Hukuki referans format. GİB'in kabul ettiği asıl format. Makine tarafından okunabilir.
- PDF: Gösterim formatı. Müşteriye gönderilen, insan tarafından okunabilen sürüm.
- Fatura özeti (JSON): Panel listelemesi, filtreleme, arama için kullanılır.
GİB denetiminde UBL-TR kopyası istenir. PDF kopyası gönül rahatlığı için. JSON kendi iç raporlarınız için.
Arşiv güvenliği
Hesapdar'ın arşivi şu kriterleri karşılar:
- TÜBİTAK BİLGEM onaylı veri merkezinde saklama
- AES-256 şifreleme hem aktarımda (TLS 1.3) hem depolamada
- 3 farklı fiziksel lokasyonda replikasyon (Ankara, İstanbul Avrupa, İstanbul Anadolu)
- Günlük yedekleme ve 30 günlük anlık geri dönüş
- ISO 27001 bilgi güvenliği sertifikası
Tüm bu altyapı hiçbir e-fatura paketinde ek ücrete tabi değil, standart.
Hızlı erişim
GİB denetimi geldiğinde panelden şu adımlarla 1 dakika içinde tüm arşive ulaşılır:
- Panel → Raporlar → Arşiv
- Tarih aralığı seç (örn. "2021 yılı tamamı")
- İndirme formatı: UBL-TR + PDF (ZIP)
- İndir
Sistem dosyayı hazırlarken siz bekleme yok, arşiv önceden indekslenmiş, sorgu saniyeler içinde döner.
Sonraki adım
10 yıl arşivleme, Hesapdar'ın tüm E-Fatura paketlerinde ücretsiz. Ek kontör veya ek depo ücreti yok. Geçmiş platformlarınızdan geçmişi taşımak için danışmanlık da dahildir.
